Während man beim Schreiben der Dissertation vor allem die eigene Tastatur zu benutzen wissen muss – nebst ein paar Funktionen wie dem Setzen von Fußnoten – kann man sich beim Überarbeiten viel Zeit und Ärger sparen und die Arbeit erleichtern, wenn man sich ein paar Funktionen von Word zu Nutze macht.
Überarbeitungsmodus und Vergleichsversionen
Vor allem für Korrekturlesende, aber auch bei eigenen Überarbeitungen sind die Funktionen im Reiter “Überprüfen” hilfreich. Unter “Nachverfolgung” kann man “Änderungen nachverfolgen” aktivieren (viele sprechen über diese Funktion auch mit dem englischen Begriff “Track Change” – im Screenshot der rote Kasten). Dadurch werden Änderungen nicht endgültig eingebaut, sondern erst einmal nur als Vorschläge.
Ich bevorzuge es, mir die Änderungen im Text bunt anzeigen zu lassen (“Markup: alle”), wie ihr es im Screenshot seht. Über die Auswahl “Markup” (im Screenshot grün) kann man aber auch andere Darstellungsweisen auswählen und sich zum Beispiel den Text so anzeigen lassen, wie er aussähe, wenn man alle Änderungen annimmt (“Markup: keine”) oder alle Änderungen als Sprechblasen neben dem Text erscheinen lassen (“Markup anzeigen”->”Sprechblasen”->”Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen”). Um die Änderungen endgültig anzunehmen, muss man die entsprechende Änderung markieren und oben (blau markierter Bereich) auf “Annehmen” klicken (oder auf “Ablehnen” um sie zu verwerfen). Mit den Felden “Zurück” und “Weiter” kann man bequem von einer Änderung zur nächsten springen. Hinter dem Pfeil unter den Feldern “Annahmen” und “Ablehnen” kann man außerdem auswählen, alle Änderungen im gesamten Dokument anzunehmen.
Während der Änderungsmodus vor allem für Korrekturlesende wichtig ist, sind Kommentare eine tolle Möglichkeit auch für die eigene Arbeit. Man kann sie zum Beispiel nutzen, um schnelle Ideen oder Fragen am Text festzuhalten, während man schreibt, oder Hinweise auf noch einzuarbeitende Literatur an der richtigen Stelle zu setzen.
Kommentare fügt man im Reiter “Überarbeiten” mit einem Klick auf das Feld “neuer Kommentar” ein. Hat man den Kommentar abgearbeitet, kann man ihn einfach löschen. Wenn man einem bestehenden Kommentar einen neuen Gedanken hinzufügen möchte, kann man das direkt im Text des Kommentars oder man macht einen Antwort-Kommentar, indem man mit rechts auf den Kommentar klickt und “Aus Kommentar antworten” auswählt.
Suchen und Ersetzen für Anfänger und Fortgeschrittene
Viele kennen sicherlich schon die Suchfunktion, die man entweder im Reiter “Ansicht” durch ein Häkchen bei “Navigationsbereich” oder mit dem Shortcut “STRG+F” aufrufen kann. Mit dieser Funktion kann man nach Wörtern oder Ausdrücken suchen, um zum Beispiel eine bestimmte Stelle im Dokument zu finden. Ich benutze sie zudem gerne, um Platzhalter zu finden. Wenn ich an einer Stelle noch etwas ergänzen oder umschreiben möchte oder eine Fußnote noch (mehr) füllen möchte, markiere ich mir die Stelle nur schnell mit einem “XXX” oder “##”. So komme ich beim Schreiben nicht aus dem Fluss und kann später bequem nach der Stelle suchen, um sie zu vervollständigen.
Wenn ich zusätzlich zu meinem Platzhalter noch ein paar Stichworte ergänze, schließe ich diese dann ebenfalls mit dem Platzhalter ab, damit ich später genau weiß, bis wohin ich löschen muss. Als Platzhalter eignet sich jede Kombination von Zeichen, die man sonst nie verwendet. Man kann auch verschiedene Platzhalter für verschiedene Zwecke nutzen (zB einen Platzhalter für inhaltliche Ergänzungen, einen Platzhalter für aufzufüllende Fußnoten). Dabei sollte man allerdings aufpassen, dass man sich nicht verzettelt – denn am Ende der Überarbeitung sollte man auf jeden Fall einmal nach allen Platzhaltern suchen, um etwaige Reste zu entfernen. Und das wird komplizierter, je mehr (unterschiedliche) Platzhalter man verwendet hat.
Eine Funktion, die wirklich sehr viel Arbeit abnehmen kann, ist die Funktion (Suchen und) “Ersetzen”. Man findet sie ganz rechts im Reiter “Start” (oder mit dem Shortcut “STRG+H”). Mit dieser Funktion kann man nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken suchen und diese automatisch durch andere ersetzen lassen. Das kann zum Beispiel hilfreich sein, wenn man zunächst immer BVerfG geschrieben hat, sich dann aber doch entschieden hat, Bundesverfassungsgericht auszuschreiben. Wer Literaturverweise händisch einfügt (und nicht zB Citavi nutzt), kann außerdem für Literatur erst einmal einen (eindeutigen) Platzhalter verwenden (zB “Müller 2015”) und diesen dann am Ende durch den vollständigen Nachweis in der richtigen Zitierweise ersetzen.
Man muss dabei allerdings auch aufpassen. Lässt man zB “BVerfG” durch “Bundesverfassungsgericht” ersetzen, werden auch alle “BVerfGE” zu “BundesverfassungsgerichtE” – denn Word führt nur genau den Befehl aus, den man ihm gibt. Das Problem lässt sich in diesem Fall zB dadurch umgehen, dass man nach “BVerfG ” (also mit Leerzeichen am Ende) sucht und dieses durch “Bundesverfassungsgericht ” (ebenfalls mit Leerzeichen am Ende!) ersetzen lässt.
Noch einen Schritt weiter kann man gehen, wenn man mit Platzhaltern arbeitet. Wenn man zum Beispiel Stellen finden möchte, an denen zwischen der Seitenzahl und dem “f.” oder “ff.” ein Leerzeichen fehlt, kann man den Suchbegriff “^#f” verwenden. “^#” steht dabei für eine beliebige Zahl. Wenn man die Ersetzungsfunktion benutzen möchte, um das Leerzeichen auch noch einzufügen, kann man bei Suchen den Ausdruck “([0-9]{1})f” eingeben und im Feld Ersetzen “\1 f”. Der erste Ausdruck sucht nach einer (“{1}”) beliebigen Ziffer (“[0-9]”) vor dem f. Der zweite Ausdruck setzt genau dieselbe Ziffer ein, dann ein Leerzeichen, dann das f. Eine relativ gute Anleitung dazu habe ich hier gefunden: https://www.lubasch.ch/office/word/word_tipps/word_platzhaltersuche.pdf Zugegeben dauert es meist eine Weile, bis man genau die Ersetzung gefunden hat, die man braucht. Dann lässt sie sich aber in wenigen Sekunden auf das gesamte Dokument anwenden, sodass man im Ergebnis doch einen Zeit- (und Erkenntnis-)Gewinn hat.
Querverweise benutzen
Querverweise sind sehr hilfreich, wenn man intern auf andere Teile der Dissertation verweisen möchte. Da die Wenigsten später die gesamte Dissertation lesen werden, ist es ein wichtiger Service für Lesende, zum Beispiel wenn man in einem späteren Teil nur noch ein Ergebnis eines früheren Teils präsentiert, um damit weiterzuarbeiten. Mit Querverweisen kann man diese internen Verweise so automatisieren, dass sie auf Knopfdruck aktualisiert werden, wenn sich die Seitenzahlen verschieben, sodass man nicht selbst ständig kontrollieren muss, ob alles stimmt.
Um einen solchen Querverweis einzufügen, kann man zunächst den entsprechenden Text (“siehe schon S.” oÄ) eingeben. Anschließend im Reiter “Verweise” das Feld “Querverweis” auswählen.
In Querverweis-Menü kann man nun auswählen, worauf man verweisen möchte. Am einfachsten kann man über “Nummeriertes Element” die Überschrift des Abschnitts auswählen, auf die man verweisen möchte. Dann muss man unter “Verweisen auf” noch “Seitenzahl” einstellen. Wenn man anschließend auf “Einfügen” klickt, erscheint die richtige Seitenzahl im Text. Möchte man alle Querverweise aktualisieren, geht das am Einfachsten, indem man alle Fußnoten markiert (in den Fußnotenbereich klicken -> “Strg+A”) und dann “F9” (für aktualisieren) drückt.
Manchmal möchte man aber auch auf einen Textteil verweisen, der keine eigene Überschrift hat. In diesem Fall muss man zunächst eine Textmarke setzen. Dazu markiert man den Beginn des Textes, auf den man verweisen möchte und geht im Reiter “Einfügen” auf “Textmarke”. Dort muss man den Namen der Textmarke vergeben (dieser darf nur aus einem Wort bestehen – man kann sich aber mit einem langen Wort aus Klein- und Großbuchstaben behelfen zB “DiesIstEinLangesWort”) und dann auf Hinzufügen klicken. Möchte man nun einen Querverweis setzen, wählt man im Querverweis-Menü nicht “Nummeriertes Element” sondern “Textmarke” aus und oben rechts wieder “Seitenzahl”.
Wenn man auf einen bestimmten Abschnitt verweisen möchte (also zB “Siehe S. 2-4), muss man für jede Seitenzahl einen eigenen Querverweis setzen. Bei ganzen Abschnitten geht das am Einfachsten, wenn man als Anfang die Überschrift des Abschnitts nimmt und als Ende die darauf folgende Überschrift (oder eine Textmarke am Ende des Abschnitts), bei Textmarken setzt man einfach zunächst zwei Textmarken (zB “ConseteturAnfang” und “ConseteturEnde”).
Ein netter Zusatz dieser Funktion ist, dass man den Querverweise einfach bei gedrückter “STRG”-Taste anklicken kann, um im Dokument zur richtigen Stelle zu springen. (Dafür muss beim Einfügen des Querverweises das Häkchen bei “Als Link einfügen” gesetzt sein).
Weitere Tipps und Tricks
Wenn man verhindern möchte, dass Normzitate über zwei Zeilen hinweg getrennt werden, kann man das mit einem geschützten Leerzeichen erreichen. Dazu muss man einfach statt des Leerzeichens “STRG” und die Leertaste drücken. Ich habe mir angewöhnt, bei allen Normzitaten (und nach “S.” oder zwischen Seitenzahlen und “f.”) immer ein geschütztes Leerzeichen zu tippen, auch wenn sie nicht am Zeilenende stehen. Auf diese Art bleiben sie immer zusammen, auch wenn sich das Zeilenende verschiebt.
Ein Trick, den ich selbst erst im Laufe der Dissertation entdeckt habe, ist das Einfügen von Text aus anderen Dokumenten. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn man, wie ich für jedes Kapitel zunächst ein eigenes Dokument anlegt und sie erst im Anschluss zusammenführen möchte. Dazu kann man einfach im Reiter “Einfügen” auf “Objekt” und dann “Text aus Datei” klicken. Jetzt muss man nur noch das richtige Dokument auswählen und Word fügt den Text (mit Fußnoten etc.) aus dem anderen Dokument ein.
Wer Lust auf noch mehr Automatisierung hat, dem kann ich den Legal Automation Blog empfehlen. Dort gibt es eine Reihe dazu, wie man Makros in Word nutzen kann, um zum Beispiel zu lange oder komplizierte Sätze zu finden. Dort wird allerdings Word für Mac benutzt – in Word für Windows findet ihr die Funktion “Makros” unter “Ansicht” ganz rechts. Danach lässt sich die Erklärung wunderbar übertragen.
Lasst mich gerne wissen, wenn ihr noch weitere Funktionen und Tipps kennt, um das Arbeiten mit MS Word zu erleichtern.