Im Beitrag letzte Woche habe ich die Basics von dem Notizprogramm Microsoft One Note vorgestellt und erklärt, weshalb ich es für die Organisation von und Notizen für meine Dissertation benutze. In dieser Woche geht es weiter mit ein paar spezielleren Funktionen. Ich hoffe, dass der ein oder andere Trick dabei ist, den ihr noch nicht kennt.
Ablenkungsfrei arbeiten
In One Note gibt es zwei Funktionen, die ein ablenkungsfreies Arbeiten begünstigen.
Zum einen lässt sich mit einem Klick (oben rechts der schräge Doppelpfeil) nur der Schreibbereich in der Ganzseitenansicht anzeigen: sämtliche Leisten und Menüs werden dann verborgen, es bleibt nur ein weißes Fenster mit einem kleinen Menü ganz rechts oben in der Ecke – perfekt, um einfach drauflos zu schreiben.
Zum anderen speichert One Note völlig automatisch. So muss man sich keine Gedanken darum machen, dass Notizen nicht verloren gehen.
Mit Tabellen arbeiten
Das man in einem Notizprogramm auch Tabellen einfügen kann, ist schon für sich genommen nicht selbstverständlich. Besonders ist aber auch, wie einfach die Tabellen erstellt werden können. Möglich ist der übliche Weg wie etwa bei Microsoft Word über den Tab “Einfügen”. Daneben können aber auch ohne Umweg über die Maus oder Shortcuts Tabellen entstehen, wenn man einen Text schreibt und danach die Tab-Taste drückt: dadurch wird aus dem bisherigen Text in der Zeile die Zelle einer Tabelle und rechts daneben entsteht eine weitere Zelle. Das lässt sich so lange wiederholen, bis man per Return-Taste eine neue Zeile in der Tabelle beginnt.
Die Tabelle lässt sich anschließend mit den aus anderen Programmen bekannten Funktionen bearbeiten, Zeilen und Spalten können eingefügt , die Tabelleninhalte sortiert werden usw. Das finde ich besonders praktisch, weil ich mir beim Erstellen der Tabelle noch keine Gedanken über das Aussehen machen muss, das Layout aber im Nachhinein beliebig anpassen kann, damit sie auch wirklich hübsch und übersichtlich aussieht.
Ein besonderes Feature ist außerdem, dass die Tabellen ganz einfach nach Microsoft Excel importiert werden können. Wenn eine Tabelle also zu umfangreich wird oder speziellere Funktionen wie Sortieren mit mehreren Ebenen, automatisches Einfärben von Zellen usw. genutzt werden sollen, lässt sich das ohne Probleme realisieren.
Zeichnen und Freihandmodus
Skizzen und Diagramme
Mit One Note lassen sich auch Skizzen und Diagramme direkt im Schreibbereich anfertigen. Das geht, indem man Standard-Formen einfügt, aber auch, in dem man freihändig zeichnet. Besonders komfortabel ist es, wenn man das per Touchscreen mit dem Finger oder einem Stift macht. Dabei lassen sich nicht nur normale Striche ziehen, sondern auch Markierungen, die eine Ebene hinter dem anderen Inhalt der Seite sind. Sie funktionieren also wie Textmarker.
Für die Benutzung mit Touchscreen besitzt One Note auch eine extra Funktion, um die Bedienbarkeit zu erleichtern. Dafür werden zum Beispiel die Icons in der Bedienleiste oben etwas größer angezeigt. Wer freihändig schreibt, kann das theoretisch auch direkt in Text oder eine Gleichung ändern lassen. Jedenfalls bei meiner Handschrift funktionierte das bisher allerdings nicht besonders gut.
Bilder, Dokumente, Anhänge oder Ausdrucke einfügen
Natürlich lassen sich in One Note auch Bilder oder andere Dokumente einfügen. Es können aber auch direkt von One Note aus Screenshots angefertigt werden. Praktisch ist auch, dass mit der Funktion “Datei anhängen” ein Link zu einem Dokument gesetzt werden kann, das auf dem Computer gespeichert ist. So werden die Seiten nicht überfüllt und ihr habt trotzdem gleich alles parat, was ihr braucht. Zudem könnt ihr, sofern euer Gerät Mikrofon und Webcam hat, auch Audio- und Video-Aufnahmen einbinden.
Dateiausdruck mit Markierungen
Besonders in der Studienzeit viel genutzt habe ich die Möglichkeit, Dateiausdrucke hinzuzufügen. Mit dieser Funktion können Dateien aus anderen Programmen so abgebildet werden, als würdet ihr sie in Papierform ausdrucken. Anschließend kann man daneben Notizen anfertigen. Mit der Mal- und Zeichenfunktion können hier auch Stellen markiert oder unterstrichen werden. Das ist besonders bei PDFs nützlich, die sich normalerweise nicht so einfach bearbeiten lassen. Wer viel mit und an PDFs arbeitet, ist sicher besser beraten, sich ein spezielles Programm dafür anzuschaffen. Aber für “ab und zu” reichen die Möglichkeiten bei One Note absolut aus. Ich jedenfalls habe es fast das gesamte Studium über genutzt, um Folien oder Skripten zu Vorlesungen “auszudrucken” und direkt am Rand mitzuschreiben.
Komfortable mobile Version
Dazu, dass es von Vorteil ist, wenn man ein Notizprogramm auch mobil verwenden kann, muss ich wohl kaum etwas sagen. Sei es, dass unterwegs neue Einfälle kommen, sei es, spontan etwas nachgucken zu wollen, was man sich bereits notiert hat – eine mobile Version ist meines Erachtens für ein Notizprogramm unerlässlich. Und hier kann One Note (in der Android-Version) wirklich überzeugen.
Die Bedienung der App ist wirklich einfach und selbst bei komplexeren Strukturen ist es simpel, zur richtigen Seite zu kommen. Es lassen sich auch am Handy alle Notizen gut lesen und bearbeiten. Die wichtigsten Formatierungsfunktionen sind vorhanden und leicht zu finden. Es lassen sich Anhänge oder Fotos hinzufügen. Und wer nicht gerne am Handy tippt, kann auch hier die Freihand-Funktion nutzen. Zudem gibt es die Möglichkeit, Kurznotizen zu erstellen, die nicht direkt einem Notizbuch oder einer Seite zugeordnet sind. Und natürlich kann auch hier die Suchfunktion genutzt werden.
Erforderlich dafür ist natürlich, dass One Note in einer Cloud gespeichert wird. Ich benutze dafür Microsoft OneDrive, die zudem den Vorteil hat, dass ich auch an jedem Computer über den Browser meine Notizbücher zumindest mit einer Basis-Version des Programms zu öffnen.
Weitere Funktionen
Auch wenn die Struktur von One Note sehr übersichtlich ist, kann es manchmal mühsam sein, sich von einer zur anderen Seite zu klicken, insbesondere wenn man dafür zwischen verschiedenen Notizbüchern wechseln muss. Für schnelleres Hin- und Her-Wechseln gibt es in One Note die Funktion, zur letzten geöffneten Seite zurückzukehren (der Pfeil ganz oben links in der Ecke) – und das auch mehrmals hintereinander. Persönlich nutze ich das auch häufig, wenn ich mir den Pfad zu einem bestimmten Inhalt nicht gemerkt habe und nicht die Suchfunktion nutzen möchte. Außerdem lassen sich auch die letzten Änderungen anzeigen.
Noch nicht benutzt habe ich in One Note die Möglichkeit, den Inhalt mit anderen zu teilen und gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Wenn ich zum Beispiel Mitschriften an Kommilitonen weitergeben wollte, habe ich stattdessen den Inhalt einer Seite oder eines Abschnitts extrahiert und konnte ihn dann als Word- oder PDF-Dokument weitergeben – sehr praktisch.
Konnte ich euch davon überzeugen, One Note auszuprobieren? Oder falls ihr One Note schon nutzt, euch neue Funktionen zeigen, die ihr noch nicht kanntet? Gibt es noch andere Funktionen, die ihr regelmäßig nutzt? Oder benutzt ihr ein anderes Programm, das ihr empfehlen könnt?