Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres, als die Arbeit von mehreren Tagen oder sogar Wochen zu verlieren. Vor allem, weil es so viele Möglichkeiten gibt, so einen Datenverlust zu verhindern.
Die offensichtlichste Variante, seine Unterlagen zu speichern, ist, Sicherheitskopien anzulegen. Man sollte die Dissertation – genauso wie jedes andere wichtige Projekt – unbedingt an mehreren Orten speichern. Zusätzlich zum Speicher des eigenen PCs also auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick, in einer Cloud, im eigenen E-Mail-Postfach, bei Kolleg*innen oder Freund*innen auf dem Computer oder auch ganz klassisch ausgedruckt in Papierform. Das gilt nicht nur für die Dissertation als solche, sondern auch für alle anderen wichtigen Dokumente – zum Beispiel das Exposé, die Gliederung, ein Dokument mit Notizen, die Literaturliste. Kurz gesagt: alles, was sich nicht mehr einfach aus dem Kopf rekonstruieren lässt.
Man kann sich beim Erstellen von solchen Sicherheitskopien auf eigene Systeme verlassen, in dem man sich angewöhnt, immer zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Backup zu erstellen. Dabei kombiniert man am besten mehrere Systeme miteinander. Also zum Beispiel am Ende jedes Arbeitstages die Dokumente, an denen man gearbeitet hat, in eine Cloud hochladen oder per E-Mail an sich selbst verschicken, sie am Anfang jeder Woche auf einen USB-Stick speichern und einmal im Monat den aktuellen Stand ausdrucken.
Noch einfacher ist es natürlich, automatische Backups erstellen zu lassen. Citavi erstellt standardmäßig bei jedem Schließen nicht nur eine Sicherheitskopie von dem Citavi-Projekt, sondern auch von den verknüpften Word-Dokumenten. Es gibt auch Programme, die automatisch Ordner synchronisieren, sodass immer Kopien der Dateien angelegt werden. Dabei ist es aber wichtig, darauf zu achten, dass nicht einfach immer der Zustand des Ordners auf dem PC kopiert wird, sondern die Dateien jedes Mal neu angelegt werden. Denn sonst ist, sobald die Datei auf dem PC verloren ist, auch die Kopie im synchronisierten Ordner im Zweifel weg. Idealerweise sollten die Programme einen Dateiversionsverlauf anbieten, mit dem man jederzeit auf ältere Versionen zugreifen kann (zB bei Dropbox).
Eine weitere Möglichkeit, händisch einem Datenverlust vorzubeugen ist es, jeden Tag oder jede Woche die Datei unter einem neuen Namen (an einem weiteren Ort) zu speichern. Damit stellt man zugleich sicher, dass man jederzeit auf alte Versionen zurückgreifen und somit Änderungen rückgängig machen kann. Damit es einigermaßen übersichtlich bleibt beginnen meine Dissertations-Dateien alle mit dem jeweiligen Speicherdatum nach dem Muster “20200312 …”.
Kein echtes Backup, aber auf jeden Fall auch etwas, das man aktivieren sollte, ist die “automatisch speichern”-Funktion bei Microsoft Word (oder dem jeweils gewählten Textverarbeitungsprogramm). Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei auch zwischendurch gespeichert wird, ohne dass man selbst dafür sorgt. Damit verliert man wenn zB das Programm oder gleich der ganze PC abstürzt, nur ein paar Minuten, nicht ein paar Stunden Arbeit.
Wie sichert ihr eure Dissertationen oder andere Projekte? Habt ihr in der Hinsicht gute (oder schlechte?) Erfahrungen mit bestimmten Programmen gemacht?