Die meisten Doktorand*innen schreiben ihre Dissertation mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word. Und auch, wenn die meisten von uns dieses Programm schon seit der Schulzeit verwenden, können manche kaum mehr, als Text zu tippen und diesen fett oder kursiv zu formatieren. Dabei gibt es so viele Funktionen, die das Arbeiten mit MS Word enorm erleichtern und dafür sorgen, dass die Dissertation am Ende auch professionell aussieht und vorzeigbar ist. In diesem und den kommenden Beiträgen wird es um solche Funktionen und ein paar Tipps und Tricks gehen. Beginnen wollen wir heute mit einem der aus meiner Sicht wichtigsten Tools, bei dem viele zu Unrecht Berührungsängste haben: Formatvorlagen.


Ein Disclaimer vorweg: ich schreibe diesen Beitrag als Laiin für Laien. Mittlerweile bekomme ich zwar meistens bei Word alles so hin, wie ich es haben will, aber auf dem Weg dahin muss ich fast immer im Internet recherchieren und viel ausprobieren. Was ich sagen will: wenn ich das kann, könnt ihr das auch! Ich hoffe, dass es einfacher zu verstehen ist, wenn ich es als Laiin beschreibe und dabei kaum Fachbegriffe oder Ähnliches verwende. Ich freue mich aber – wie immer – über Korrekturen und Ergänzungen von Menschen, die mehr Erfahrung und Fachwissen haben.


Bevor man sich an die Arbeit macht, sollte man den*die Betreuer*in fragen, ob sie*er Wünsche zur Textgestaltung hat. Natürlich kann man die Formatvorlagen aber auch später noch entsprechend anpassen – hat man einmal gelernt, wie es geht, ist es ganz leicht. Der Vorteil, die Einstellungen in der Formatvorlage vorzunehmen, liegt gerade darin, dass man sie nur einmal einstellen muss und danach mit einem Klick auf die richtige Vorlage sofort alles richtig hat. Will man später eine Einstellung ändern, geht das ebenfalls für allen Text dieser Formatvorlage mit einem einzigen Vorgang. Man investiert also am Anfang einmal etwas Zeit, um dann später viel Zeit (und Nerven) zu sparen.

Formatvorlagen finden sich im Reiter “Start”. Die voreingestellten Formatvorlagen heißen zum Beispiel “Standard”, “Überschrift” oder “Titel”. Man kann mit diesen Vorlagen arbeiten und sie nach Bedarf einstellen, aber auch zusätzlich neue erstellen – nur damit Word Überschriften als solche erkennt, muss man zwingend die voreingestellten Vorlagen verwenden und anpassen.

Formatvorlage für Text ändern und erstellen

Um eine bestehende Formatvorlage zu ändern, wählt man sie in der Leiste per Rechtsklick aus und geht dann auf “Ändern”. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem man alle möglichen Einstellungen vornehmen kann.

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, muss man ganz rechts im Feld “Formatvorlagen” auf das kleine Dreieck mit einem waagerechten Strich darüber klicken und dann auf “Formatvorlage erstellen”. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man zunächst den Namen der Formatvorlage eingibt. Dafür kann man zum Beispiel “Text normal” vergeben. Klickt man auf “Ändern”, kann man direkt alle Einstellungen vornehmen. Alternativ kann man die Formatvorlage auch erst einmal speichern und dann anschließend wie oben beschrieben zu den Einstellungen gelangen.

Bei den Einstellungen der Formatvorlage sind vor allem die Textart (ich verwende “Times New Roman”) und die Schriftgröße (12 pt) wichtig. Außerdem kann man mit einem Klick unten links auf “Format” und dann “Absatz” noch einstellen, dass nach jedem Absatz ein größerer Abstand kommt (ich verwende 8 pt) und den Zeilenabstand zB auf “Mehrfach” und “1,1” (oder “1,5”) einstellen. Das macht den Text für viele Augen leichter lesbar. Hat man alles wie gewünscht angepasst, kann man das Fenster schließen und mit der nächsten Vorlage weitermachen.

Eigentlich sollte es reichen, wenn man eine Formatvorlage für Text hat. Allerdings wünschen sich einige Verlage, dass neue Absätze einen Einzug der ersten Zeile haben, nur die ersten Absätze nach Überschriften nicht. Ich persönlich mag den Einzug optisch nicht und habe ihn während des Schreibens weggelassen, aber damit man ihn später für alle Textteile außer den ersten Absätzen nach Überschriften schnell einstellen kann, kann man am Anfang gleich eine zweite Formatvorlage für Text erstellen, die man zB “Text erster Absatz” nennt.

Wenn man im “Formatvorlage ändern” bei “Formatvorlage basiert auf:” die Standard-Textvorlage (hier: “Text normal”) auswählt, werden alle Einstellungen übernommen. Außerdem muss man noch bei “Formatvorlage für den folgenden Absatz” einstellen, dass danach nicht (wie standardmäßig eingestellt) “Text erster Absatz” steht, sondern “Text normal”. Dadurch erreicht man, dass Word ganz automatisch beim Tippen den zweiten Absatz im Format “Text normal” formatiert.

Wenn man einen Einzug für “Text normal” einstellen möchte, geht das ebenfalls unten bei “Format”->”Absatz”. Im Bereich “Einzug” bei “Sondereinzug” “Erste Zeile” auswählen und einstellen, wie groß der Einzug sein soll (in meinem Beispiel 1,25 cm).

Ich persönlich habe mir noch eine weitere “Text”-Vorlage für längere Zitate und Beispiele erstellt. Diese habe ich so formatiert, dass sie kursiv sind und rechts und links nicht ganz bis zum Rand gehen. Das geht wieder über “Format”->”Absatz” bei den Einzügen.

Übrigens: wer mag, kann auch erst einmal einen Absatz im Worddokument so formatieren, wie es gewünscht ist (also alle Einstellungen wie gewohnt über den Reiter “Start” oder per Rechtsklick vornehmen) und dann per Rechtsklick bei der gewünschten Formatvorlage “[Name der Formatvorlage] aktualisieren um der Auswahl zu entsprechen” auswählen. Die Formatvorlage übernimmt dann alle Einstellungen des Absatzes, in dem sich der Cursor gerade befindet.

Das Ergebnis sieht bisher so aus:

Überschriften einstellen

Nachdem ihr jetzt gesehen habt, wie man überhaupt Formatvorlagen erstellt und anpasst, geht es einen Schritt weiter, nämlich an die Überschriften. Überschriften erfüllen für unser Word-Dokument hauptsächlich drei Funktionen: sie brechen den Text optisch auf, sie gliedern ihn inhaltlich und wir werden sie später benutzen, um ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen (siehe Beitrag 2 dieser Reihe). Damit die Überschriften im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden, muss man auf die bestehenden Überschriften zurückgreifen und diese umformatieren.

Als oberste Ebene habe ich eine Formatvorlage “Kapitelüberschriften” erstellt und dafür die Formatvorlage “Überschrift 1” verwendet. Folgende Einstellungen habe ich vorgenommen:

  • Formatvorlage für folgenden Absatz: “Text erster Absatz”
  • Schrift fett und in Schriftgröße 16 pt
  • Abstand danach: 16 pt

Anschließend sollte man die anderen Gliederungsebenen für Überschriften erstellen. In meiner Dissertation hatte ich – neben den Kapitel-Überschriften – am Ende vier Ebenen (A – I – 1 – a), wobei ich während des Schreibens noch weitere Ebene benutzt habe, um meine Gedanken zu sortieren. Wie viele Gliederungsebenen man braucht, hängt vom eigenen Text und den eigenen Vorlieben (und denen des*der Betreuer*in) ab. Bei mir hatten diese Gliederungsebenen folgende Einstellungen:

  • (A.) Times New Roman, 15pt, fett, mittig, Abstand vor: 42 pt, Abstand nach: 8 pt; Zeilenabstand mindestens: 16 pt; Formatvorlage für folgenden Absatz: “Text erster Absatz”
  • (I.) Times New Roman, 13pt, fett, Blocksatz, Abstand vor: 8 pt, Abstand nach: 8 pt; Zeilenabstand mindestens: 16 pt; Formatvorlage für folgenden Absatz: “Text erster Absatz”
  • (1.) Times New Roman, 12pt, fett, Blocksatz, Abstand vor: 8 pt, Abstand nach: 8 pt; Zeilenabstand mindestens: 16 pt; Formatvorlage für folgenden Absatz: “Text erster Absatz”
  • (a.) Times New Roman, 12pt, kursiv, Blocksatz, Abstand vor: 8 pt, Abstand nach: 8 pt; Zeilenabstand mindestens: 16 pt; Formatvorlage für folgenden Absatz: “Text erster Absatz”
  • (i.) Times New Roman, 11pt, kursiv, Blocksatz, Abstand vor: 8 pt, Abstand nach: 8 pt; Zeilenabstand mindestens: 16 pt; Formatvorlage für folgenden Absatz: “Text erster Absatz”
  • ((1)) Times New Roman, 11pt, ohne Hervorhebung, Blocksatz, Abstand vor: 8 pt, Abstand nach: 8 pt; Zeilenabstand mindestens: 16 pt

Natürlich sind diese Einstellungen nicht zwingend, sie sollen nur als Beispiel dienen, wie man Überschriften formatieren kann. Wie ihr seht, bin ich mit den untersten Ebenen sogar kleiner geworden als im Fließtext. Ob ich das im Endprodukt so gelassen hätte, kann ich nicht sagen, aber es setzt die Überschriften optisch jedenfalls auch ab.

Wenn der Text der Überschriften so aussieht, wie ihr ihn euch wünscht, müsst ihr nur noch die Nummerierung einstellen. Dafür klickt ihr im Feld “Absatz” auf den kleinen Pfeil neben “Liste mit mehreren Ebenen” und auf “Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren”.

Es erscheint ein neues Fenster. Dort könnt ihr eure Nummerierung einstellen, indem ihr oben die Ebene anklickt, dann die “Zahlenformatvorlage für diese Ebene” (also ob sie mit A, B, C oder 1, 2, 3 nummeriert werden soll) auswählt und anschließend bei “Formatierung für Zahl eingeben” noch (mit der Tastatur) Zeichen wie “.” oder “)” ergänzt. In diesem Feld könnt ihr für die erste Ebene auch “Kapitel” reinschreiben, damit das automatisch erscheint.

Unten links müsst ihr dann noch auf “Erweitern” klicken. Rechts oben könnt ihr dann für die jeweilige Ebene auswählen, welche Überschrift damit verbunden werden soll (“Verbinden mit Formatvorlage”). Also zum Beispiel “Kapitelüberschrift” für die oberste Ebene. Achtet auch darauf, dass bei “Liste neu beginnen nach” das Häkchen gesetzt ist und ihr darunter die jeweils nächsthöhere Ebene ausgewählt habt. (Normalerweise macht Word das standardmäßig richtig). Falls ihr beim Ändern der Nummerierung Probleme habt, kann das übrigens daran liegen, dass das Häkchen bei “Nummerieren nach Norm” gesetzt ist, achtet also darauf, dass das entfernt ist.

Wenn ihr mit den Einstellungen zufrieden seid, mit Klick auf “Ok” bestätigen und schon habt ihr eure Überschriften nummeriert.

Wenn ihr das erledigt habt, seid ihr schon mit den Formatvorlagen fertig. Mein Beispielsdokument sieht jetzt so aus:

Mit Formatvorlagen arbeiten

Wenn ihr die Formatvorlagen einmal eingestellt habt, braucht ihr künftig nur noch die Richtige auswählen, um eine Überschrift richtig zu formatieren. Die Überschriften werden auch automatisch fortlaufend nummeriert – wenn ihr also Textteile verschiebt oder eine weitere Gliederungsebene einfügen wollt, müsst ihr nicht umständlich manuell alles anpassen.

Ein weiterer Vorteil, wenn ihr die Formatvorlagen als Überschriften markiert habt: über den Reiter “Ansicht” könnt ihr ein Häkchen bei “Navigationsbereich” setzen. Links erscheint daraufhin eine Übersicht der Überschriften, die ihr anklicken und so schnell im Dokument zur richtigen Stelle springen könnt. Außerdem kann man mit den Formatvorlagen ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen – wie das geht, zeige ich euch im nächsten Beitrag.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.