Die Literatur- und Wissensverwaltung ist für sich genommen schon ein sehr gutes Werkzeug. Der eigentliche Clou an Citavi ist für mich aber, dass man per Knopfdruck zitieren und ein Literaturverzeichnis einfügen lassen kann.
Zitieren mit dem Citavi Word Add In
Benutzt man Microsoft Word, ist der einfachste Weg das kostenlos verfügbare Citavi Word Add In. Hat man es installiert, gibt es bei Word oben einen neuen Citavi-Reiter, über den sich dann der “Aufgabenbereich” öffnen lässt. Zunächst muss man das jeweilige Word-Dokument mit dem passenden Citavi-Projekt verknüpfen. Ist das Citavi-Projekt geöffnet, kann man sich dann im Aufgabenbereich alle Titel oder Wissenselemente anzeigen lassen.
Mit einem doppelten Klick auf den gewünschten Titel oder das gewünschte Wissenselement wird dieser Titel gemäß dem gewählten Zitationsstil in das Dokument eingefügt. Standardmäßig wird hierfür der Zitationsstil verwendet, den man in Citavi für das Projekt festgelegt hat, man kann aber auch einen anderen Zitationsstil nur für dieses Projekt direkt im Citavi Add In auswählen (ganz oben neben dem Feld “Aufgabenbereich”). Unter “Optionen” können auch andere Parameter eingestellt werden, zum Beispiel ob der Nachweis standardmäßig als Fußnote eingefügt und ob ein Literaturverzeichnis angelegt werden soll.
Der gewünschte Nachweis wird als Citavi-Feld eingefügt. Das bedeutet, dass nicht einfach der entsprechende Text eingegeben wird, sondern Citavi den Nachweis noch als solchen erkennt. Das ist wichtig, damit tatsächlich Änderungen am Zitationsstil auch im Word-Dokument umgesetzt werden. Nimmt man im Citavi-Feld händisch Änderungen vor, werden diese beim nächsten Aktualisieren wieder rückgängig gemacht – man muss sie entweder per Rechtsklick mit den Citavi Funktionen vornehmen oder den Zitationsstil ändern.
Im Aufgabenbereich wird der Titel oder das Wissenselement mit einem Häkchen markiert, um zu zeigen, dass der Nachweis schon mindestens einmal eingefügt wurde. Außerdem kann man sich per Rechtsklick auf das grau hinterlegte Citavi-Feld den entsprechenden Nachweis in Citavi selbst anzeigen lassen, etwa um zu überprüfen, welchen Inhalt es genau hatte, oder Korrekturen vorzunehmen. Im Aufgabenbereich zeigt das Verlinkungssymbol an, zu welchen Wissenselementen Dateien hinterlegt sind, die man dann ebenfalls direkt per Klick auf das Symbol öffnen kann.
Ist man mit dem Dokument fertig, müssen die Citavi-Felder schließlich noch in Text umgewandelt werden. Dadurch sind sie unabhängig von späteren Änderungen im Citavi Projekt oder am Zitationsstil und das Dokument lässt sich auch problemlos ohne Citavi Add In öffnen und ansehen. Bei einem Klick auf das Feld “Umwandeln” und “Citavi-Felder in Text umwandeln” wird ein neues Dokument erstellt, in dem die Citavi Felder nur noch als normaler Text erscheinen – man kann also immer wieder zu der Version mit Citavi-Feldern zurückkehren. Da dieser Prozess bei umfangreichen Dokumenten eine ganze Weile dauert (für meine Dissertation hat es eine gute halbe Stunde gedauert), sollte man nur dann umwandeln, wenn man wirklich fertig ist oder etwa an Korrekturleser verschickt.
Hat man die entsprechende Option aktiviert, fügt Citavi automatisch alle Nachweise entsprechend dem Zitationsstil im Literaturverzeichnis ein. Wird ein Nachweis gelöscht, wird der entsprechende Titel auch im Literaturverzeichnis gelöscht – so ist sichergestellt, dass nur genau die relevanten Titel im Literaturverzeichnis aufgeführt werden.
Zitieren mit dem Publikationsassistenten
Eine andere Möglichkeit, mit Citavi zu zitieren ist der Publikationsassistent, der sich in Citavi in dem Reiter “Zitieren” findet oder über F7 öffnen lässt. Der Publikationsassistent ist ein zweites, deutlich kleineres Fenster von Citavi, das ähnlich aussieht und funktioniert wie der Aufgabenbereich im Word Add In. Man kann sich alle Titel oder Wissenselemente anzeigen lassen, auswählen und mit STRG+C den Nachweis kopieren und zB in Microsoft One Note oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm einfügen (STRG+V). Der Nachweis erscheint dann mit Nachnamen, Jahr und einer eindeutigen Kennnummer. Ist man mit der Bearbeitung des Dokuments fertig, muss man es im RTF-Format speichern und anschließend von Citavi umwandeln lassen – die Nachweise erscheinen dann in der Form des ausgewählten Zitationsstils.
Die Arbeit mit dem Word Add In ist meiner Meinung nach deutlich komfortabler, weshalb ich auch fast ausschließlich damit gearbeitet habe. Aber es ist gut, zu wissen, dass es auch andere Möglichkeiten gibt.
Zitationsstil auswählen und bearbeiten
Wie ihr in den vorherigen Schritten sehen konntet, ist der Zitationsstil dafür verantwortlich, wie die Nachweise im fertigen Dokument am Ende aussehen. Der Zitationsstil ist es, der entscheidet, ob und in welcher Reihenfolge die in Citavi aufgenommenen Titelangaben für die verschiedenen Titel-Arten erscheinen.
Citavi bietet eine Fülle von vorgefertigten Zitationsstilen an, davon auch eine ganze Reihe, die speziell für Juristen erstellt wurden. Persönlich habe ich irgendwann meinen eigenen Stil angelegt, würde im Nachhinein aber dazu raten, lieber einen bestehenden Stil nur in wenigen Punkten zu verändern, wo es nötig ist. Man kann den Zitationsstil auswählen, indem man auf “Zitieren”-> “Zitationsstile” -> “Zitiationsstil wechseln” klickt. Dort erscheinen zunächst alle bereits heruntergeladenen Stile, mit einem Klick auf “Stil suchen” lassen sich zudem nach verschiedenen Parametern weitere Stile suchen und hinzufügen. Zur Auswahl stehen zum Beispiel der Citavi Basis Stil Jura, Juristisches Zitieren (Riehm) und Zitationsstile für verschiedene gängige juristische Zeitschriften und Verlage.
Um einen Zitationsstil zu verändern, muss man auf “Zitieren”-> “Zitationsstile” -> “Zitiationsstil bearbeiten” klicken. In dem sich dann öffnenden Fenster wählt man den zu verändernden Stil aus. Handelt es sich um einen offiziellen Stil von Citavi, muss zunächst eine Kopie des Stils angelegt werden. Generell ist es empfehlenswert, lieber einmal zu häufig eine Kopie des bearbeiteten Zitationsstils anzulegen, um Änderungen einfacher wieder rückgängig machen zu können bzw. zu einer Vorversion zurückzukehren.
Nachdem man den zu verändernden Stil ausgewählt hat, öffnet sich der Zitationsstil-Editor. Den Zitationsstil zu verändern ist ein recht komplexes Unterfangen und es bedarf einiger Einarbeitung. Ich empfehle, sich anhand des Handbuchs einzulesen und in einem Dummi-Zitationsstil ein wenig herumzuprobieren. Ich werde hier nur einige wenige Punkte erläutern, die mir geholfen haben, die Funktionsweise des Zitationsstils zu verstehen.
Der Zitationsstil-Editor 
Komponenten bearbeiten 
Eigenschaften des Zitationsstils ändern
- Für jeden Typ von Titeln muss ein eigener Satz von Zitierweisen erstellt werden. Es muss jeweils festgelegt werden, wie die Titel in den Fußnoten und im Literaturverzeichnis auftauchen sollen und ggf. auch, wie sie im Text selbst erscheinen sollen.
- Innerhalb der Zitierweise in der Fußnote (also dem Regelset “Fußnote”) können auch mehrere Vorlagen erstellt werden. Sollen zum Beispiel manche Zeitschriften mit und andere ohne Angabe des Jahrgangs zitiert werden, muss dafür jeweils eine eigene Vorlage erstellt werden. Damit Citavi erkennt, nach welcher Vorlage die Zitierung stattfindet, müssen Bedingungen für die einzelnen Vorlagen eingestellt werden (also zB danach, ob das Feld “Jahrgang” leer ist). Die Bedingungen werden von oben nach unten abgearbeitet. Sind die Bedingungen einer Vorlage erfüllt, wendet Citavi sie auf den Titel an, ohne zu prüfen, ob auch die spezifischeren Bedingungen einer anderen Vorlage erfüllt sind. Die Reihenfolge der Vorlagen lässt sich mit den Befehlen STRG+Pfeil nach oben bzw. Pfeil nach unten verändern.
- Jede Vorlage besteht aus verschiedenen Komponenten, die per Drag-and-Drop aus dem linken Bereich des Editors an die jeweilige Stelle gezogen werden können. Per Doppelklick auf die Komponente kann auch die einzelne Komponente verändert werden, sodass zB bestimmte Satzzeichen immer davor oder danach erscheinen und Autoren nur mit dem Nachnamen aufgeführt werden. Aber Achtung: die einzelnen Komponenten werden unter Umständen von mehreren Regelsets in mehreren Titel-Typen verwendet. Daher ist Vorsicht angesagt, wenn sie verändert werden. Im Zweifel lege ich persönlich lieber eine Dublette einer Komponente an – das hat zugegebenermaßen den Nachteil, das man Änderungen (zB sollen mehrere Autorennamen künftig statt mit “;” mit “/” getrennt werden) dann auch mehrfach durchführen muss.
- Unter “Datei”->”Eigenschaften des Zitationsstils” können zudem noch generelle Vorgaben gemacht werden zB zur Reihenfolge der Titel im Literaturverzeichnis.
- Um zu prüfen, wie die Änderungen sich auswirken, gibt es rechts Beispiele aus den aktuellen Titeln. Möchte man konkrete Probleme, die sich beim Erstellen des Dokuments ergeben, beheben, ist es meiner Erfahrung nach aber einfacher, den Zitationsstil zu speichern und dann im Worddokument auf “Aktualisieren” zu klicken, um die konkrete Stelle zu überprüfen, an der das Problem aufgetreten ist.
Hier geht es zu allen Citavi-Teilen:
Teil 1 – Überblick
Teil 2 – Literatur erfassen und verwalten
Teil 3 – Wissen und Zitate organisieren
Teil 4 – Zitieren mit Citavi
Teil 5 – Weitere Funktionen
Teil 6 – Meine persönliche Arbeitsweise mit Citavi