Citavi ist in erster Linie ein Literaturverwaltungsprogramm. In diesem Beitrag zeige ich euch, wie ihr Literatur in Citavi aufnehmen, sortieren und bearbeiten könnt.

Literatur in Citavi aufnehmen – Von Hand

Um Citavi zu nutzen, muss man es im ersten Schritt mit der Literatur “füttern”, die man benutzen möchte. Die klassische Methode dafür ist, von Hand alle relevanten Angaben einzutragen. Dazu geht man links oben in Citavi auf das Feld “Titel”, das mit einem grünen Plus-Zeichen markiert ist. In dem sich dann öffnenden Fenster muss man zunächst einen Dokumenttyp auswählen.

Diese Typen wirken sich darauf aus, welche Felder im nächsten Schritt zur Verfügung stehen und wie die Quelle später zitiert wird. Der Dokumenttyp kann natürlich später auch wieder verändert werden. Im linken Bereich kann man die Dokumenttypen sammeln, die man besonders häufig benutzt. Bei Juristen dürften das neben Zeitschriftenaufsätzen und Monografien vor allem Gerichtsentscheidungen und Gesetzeskommentare sein.

Nachdem man den Dokumenttyp ausgewählt hat, wird eine neue Quelle angelegt, in die man dann alle Informationen wie Autor, Titel, Fundstelle etc. einträgt. Ganz unten (oder ganz rechts) kann man die Quelle auch als Datei einfügen, um so alles an einem Ort zu haben. In einem früheren Beitrag habe ich schon einmal erklärt, weshalb und wie ich Literatur scanne.

Bei Zeitschriften sollte man am besten sowohl die Abkürzung als auch den vollen Namen hinterlegen. Das geht, indem man ganz oben auf das Menü “Listen” klickt und dann “Zeitschriften und Zeitungen” auswählt. Es öffnet sich eine Liste mit allen bisher angelegten Zeitschriften. Diese kann man bearbeiten oder eine neue Zeitschrift anlegen und dabei den vollen Namen und die verschiedenen Abkürzungen angeben.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, Zeitschriften zusammenzuführen, wenn man versehentlich dieselbe Zeitschrift mehrfach angelegt hat, etwa weil es mehrere Abkürzungen gibt. Bei allen verknüpften Aufsätzen wird dann die Zeitschrift entsprechend geändert. Sobald man Zeitschriften angelegt hat, schlägt Citavi diese vor, wenn man bei der Aufnahme von Literatur im Feld “Zeitschrift” etwas eingibt. Die gleiche Möglichkeit gibt es auch für Autorennamen etc. Mit der Zeit wird die händische Aufnahme von Literatur dadurch sehr schnell.

Die Aufnahme von Beiträgen in Sammelbänden und Gesetzeskommentierungen ist zunächst etwas gewöhnungsbedürftig, macht aber Sinn, wenn man sich eine Weile damit beschäftigt.

Hierfür muss man zunächst den Kommentar als solchen aufnehmen und alle allgemeinen Informationen wie Herausgeber, Begründer, Titel, Auflage, Jahr, ggf. die übliche Abkürzung etc. eingeben. Im zweiten Schritt kann man über das Feld “Beitrag hinzufügen” die einzelne Kommentierung anfügen. In diese Quelle werden dann die einzelnen Daten wie der Bearbeiter und der relevante Paragraph eingefügt. Gibt es mehrere relevante Paragraphen aus einem Kommentar, legt man für jeden einen einzelnen Beitrag an, der Kommentar selbst wird aber nur einmal angelegt. Entsprechend verfährt man bei Sammelbänden. Auf diese Art kann man Änderungen im Gesamtwerk vornehmen und diese wirken sich gleichzeitig auf alle Beiträge aus.

Beim Eintragen der Daten sollte man immer auch den Zitationsstil schon im Blick haben. Zum Beispiel trage ich den Band nur bei solchen Zeitschriften ein, die auch mit Band zitiert werden sollen, weil mein Zitationsstil später nach diesem Kriterium differenziert. Näheres dazu erfahrt ihr in Teil 4 dieser Reihe.

Literatur in Citavi aufnehmen – weitere Möglichkeiten

Neben der händischen Aufnahme von Literatur gibt es aber auch noch einige zeitsparendere Methoden. Bei diesen sollte man nur im Nachhinein kurz kontrollieren, ob die Angaben auch richtig eingetragen sind, gerade mit Blick auf den eigenen Zitationsstil. Von Vorteil ist, dass Citavi bei diesen Methoden auch direkt Dubletten erkennt.

Neben dem Feld “Titel” oben links gibt es auch das Feld “ISBN, DOI, PMID”, das mit einem Zauberstab markiert ist. Klickt man darauf, bekommt man die Möglichkeit, diese Identitfikationsnummern von Büchern oder Aufsätzen händisch einzutragen oder aus der Zwischenablage einzufügen. Citavi ruft dann automatisch die entsprechenden Informationen aus dem Internet ab. Hat man Literatur schon aufgenommen, zum Beispiel weil man die Fundstelle aus einer anderen Quelle übertragen hat, kann man die ISBN oder DOI hinterher auch in der schon angelegten Quelle einfügen und Citavi die Titelangaben ändern oder ergänzen lassen.

Die meisten Bibliothekskataloge bieten außerdem die Möglichkeit, Literaturdaten zu exportieren, auch für mehrere Quellen auf einmal. So kann man beispielsweise alle gesuchten Bücher im Katalog der eigenen Universitätsbibliothek als eine Liste sammeln, gemeinsam zB im Bibtex-Format ausgeben lassen und so auf einmal in Citavi aufnehmen. Zunächst bittet Citavi, zu kontrollieren, ob die Daten richtig erkannt wurden (in der Regel kann man einfach auf “Weiter” klicken. Dann werden überblicksartig die Titel angezeigt, wobei Dubletten rot eingefärbt sind, die man dann auch entfernen kann. Nach einem Klick auf “Titel übernehmen” fügt Citavi die Quellen zunächst als Auswahl ein, sodass man auf einen Blick die neuen Quellen erst einmal kontrollieren und ggf. bearbeiten kann, bevor man links unten auf “Auswahl aufheben” klickt. Dadurch werden die Quellen in die bereits aufgenommene Literatur einsortiert und man kann weiterarbeiten. Bei dieser Methode übernimmt Citavi unter dem Reiter “Aufgaben, Orte” die Signatur der Bücher, sodass man gleich weiß, wo man sie findet.

Zudem gibt es auch noch den Citavi-Picker, ein Add-In für den Webbrowser, das selbstständig auf den besuchten Internetseiten ISBN etc. erkennt, sodass man sie mit einem Klick auf das Citavi-Symbol bei Citavi einfügen kann. Außerdem kann man von Citavi aus selbst im Internet und diversen Bibliothekskatalogen recherchieren. Diese beiden Möglichkeiten nutze ich persönlich nicht.

Literatur sortieren

Relativ schnell bekommt man bei der Promotion mehrere hundert Quellen zusammen. Damit das nicht unübersichtlich wird, muss man die Literatur zwingend unterteilen und sortieren.

Mit Citavi kann mich sich Literatur nach allen möglichen Kriterien sortiert anzeigen lassen (mit dem Zahnrad oberhalb der Titel-Anzeige): chronologisch, alphabetisch nach Autorenname oder Titel, nach Dokumenttyp oder einer Kombination der verschiedenen Kriterien (zB primär chronologisch, dann nach Name).

Neben dieser Anzeigen-Sortierung können Quellen aber auch Kategorien oder Gruppen zugeordnet werden. Diese kann man zum Beispiel nach dem behandelten Inhalt anlegen und sich so nur Quellen zu einem bestimmten Thema anzeigen lassen. Sie lassen sich anlegen, indem man oben auf “Listen” klickt und dann entsprechend auswählt. Man kann sie aber auch direkt bei der Bearbeitung des jeweiligen Titels unter dem Reiter “Zusammenhang” eingeben. Hat man bereits einige Gruppen oder Kategorien angelegt, werden sie auch bei der Eingabe in das entsprechende Feld vorgeschlagen und lassen sich auswählen. Und natürlich können einzelne Quellen auch mehren Kategorien und/oder Gruppen zugeordnet werden.

Mit Kategorien lässt sich wunderbar die eigene Gliederung darstellen, weil sie sich in verschiedenen Ebenen einrichten lassen. Ich habe zum Beispiel eine Kategorie “Deliktsrecht”, die sich auf den Gerichtsstand der unerlaubten Handlung bezieht. Darunter gibt es Unterkategorien für “Allgemeines”, “Distanzdelikte”, “Lokalisierungsvielfalt/Streudelikte”, “Einzelfälle” usw. Diese Subkategorien haben zum Teil wieder Sub-Sub-Kategorien. Auf diese Art lässt sich auch eine Vielzahl von Quellen einigermaßen überschaubar sortieren.

Gruppen kann man dagegen nur auf einer Ebene einrichten, weshalb sie besser für eine grobe Sortierung geeignet sind. Persönlich habe ich Gruppen angelegt für alle Quellen die zu einem bestimmten Thema gehörten, also zB ebenfalls “Deliktsrecht”, um so alle Quellen, die irgendwie mit dem Deliktsgerichtsstand zu tun haben, zusammen anzeigen zu können, auch wenn sie bei den Kategorien vielleicht nur bei den Persönlichkeitsrechtsverletzungen eingeordnet sind und nicht allgemein zum Deliktsgerichtsstand.

Neben Gruppen und Kategorien bietet Citavi auch noch die Möglichkeit, mit Schlagworten zu arbeiten, die man auch direkt zB aus einem Bibliothekskatalog mit importieren kann. Ich habe diese Funktion aber nie benutzt.

Wählt man Kategorien oder Gruppen im Menü links aus (dieses Menü muss man ggf. aufklappen), werden nur die Quellen angezeigt, die der jeweiligen Kategorie zugeordnet sind. Außerdem kann man bei der Suche (siehe dazu Teil 5) auch einzelne

Literatur ausgeben und gestalten

Man kann die gesammelte Literatur in Citavi auch ausgeben. Mit einem Klick auf den Punkt “Literaturliste” (mit einem Drucker-Symbol markiert) kann man die gerade ausgewählte Literatur einer Gruppe oder Kategorie oder eines Dokumenttyps oder sämtliche aufgenommene Literatur als Word- oder PDF-Dokument speichern oder direkt drucken.

Man kann die Literatur dabei als im aktuellen Zitationsstil (also so, wie die Literatur im Literaturverzeichnis stehen würde) ausgeben lassen oder bestimmte Angaben weglassen oder ergänzen (zB den Standort, damit man weiß, wo man die Literatur findet). Außerdem gibt es die Möglichkeit, die Literaturliste nach Dokumenttyp oder Kategorie zu gruppieren, sodass etwa alle Entscheidungen zusammenstehen. Auf diese Weise kann man Literatur gut weitergeben oder ein Literaturverzeichnis erstellen, wenn man nicht mit dem Citavi-AddIn für Word arbeiten möchte.

Eine weitere Möglichkeit, sich Literatur anzeigen zu lassen, sind Tabellen. Direkt neben dem Menüpunkt “Literaturliste” gibt es dafür den Punkt “Tabelle”. Ein Klick darauf zeigt direkt die gerade ausgewählte Literatur in einem neuen Fenster als Tabelle an.

In diesem Fenster kann man auswählen, welche Angaben in der Tabelle vorkommen sollen und so alles übersichtlich darstellen. Unter “Bearbeiten” kann man außerdem “Bearbeitung in der Zelle einschalten” um so direkt in der Tabelle Text einzufügen oder zu ändern, der dann auch nach Schließen der Tabelle in den jeweiligen Datensätzen erhalten bleibt. Das kann sehr hilfreich sein, um schnell viele Daten an einer bestimmten Stelle zu ändern. Für meinen Zitationsstil war es zum Beispiel nötig, bei den Urteilen im Freitextfeld 2 bei allen nationalen Urteilen einen Eintrag zu machen, damit diese anders zitiert werden, als zB EuGH-Urteile. Dafür habe ich mir alle Urteile in einer Tabelle anzeigen lassen (dafür habe ich zunächst eine Suche nach Dokumenttyp vorgenommen, siehe dazu Teil 5) und konnte dann ziemlich komfortabel Einträge machen und auf einen Blick sehen, ob die Einträge bei allen Urteilen stimmen.

Die entstandenen Tabellen kann man übrigens auch nach Excel exportieren oder direkt aus Citavi drucken. Das ist meine präferierte Methode, um übersichtliche Literaturlisten in Papierform zu erstellen.

Zusätzlich gibt es im Menü “Datei” auch die Möglichkeit, sämtliche oder ausgewählte Literatur zu exportieren, zB in ein anderes Citavi-Projekt oder auch als BibTex-Datei.

Arbeitsorganisation mit der Literaturverwaltung

Man kann die Literaturverwaltung auch nutzen, um die eigene Arbeit zu organisieren. Unter dem Reiter “Aufgaben, Orte” kann man Aufgaben ergänzen, zB “Lesen”, “kopieren/scannen” oder “Literaturverzeichnis auswerten”.

Die einzelnen Aufgaben lassen sich priorisieren und man kann ihnen einzeln einen Stand (nicht begonnen, begonnen, fortgeschritten oder abgeschlossen) und ein Erledigungsdatum zuweisen (zB wenn man Bücher bis zu einem bestimmten Datum zurückgeben muss).

Das ist eine Funktion von Citavi, bei der ich mir im Nachhinein wünsche, dass ich sie von Anfang an konsequent genutzt hätte. Denn so könnte ich immer nachsehen, ob ich eine bestimmte Quelle schon vollständig oder nur in Teilen gelesen habe und ähnliches. Außerdem kann man sich unter dem Reiter “Aufgaben” alle Aufgaben anzeigen lassen und auf einen Blick erkennen, was noch zu tun ist. Auch die Aufgabenliste lässt sich drucken oder speichern.

Es gibt zudem auch die Möglichkeit, Projektaufgaben anzulegen, die keinem konkreten Titel zugeordnet sind. Mit Citavi kann man also seine gesamte Arbeitsorganisation gestalten, wenn man möchte.


Hier geht es zu allen Citavi-Teilen:
Teil 1 – Überblick
Teil 2 – Literatur erfassen und verwalten
Teil 3 – Wissen und Zitate organisieren
Teil 4 – Zitieren mit Citavi
Teil 5 – Weitere Funktionen
Teil 6 – Meine persönliche Arbeitsweise mit Citavi

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