Im letzten Beitrag habe ich erklärt, wie man Formatvorlagen erstellt, sodass man Text und Überschriften nicht umständlich selbst formatieren muss. Das Arbeiten mit Formatvorlagen hat den weiteren Vorteil, dass man ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen kann. Darum, und um das Layout eines Dissertationsdokuments wird es in diesem Beitrag gehen.

Inhaltsverzeichnis

Zu jeder längeren wissenschaftlichen Arbeit gehört ein Inhaltsverzeichnis. Das ist nicht nur ein Service für Lesende, die sich damit schnell einen Überblick über den Inhalt verschaffen und konkret für sie interessante Passagen finden können, sondern auch ein schönes Mittel, um sich beim Schreiben vor Augen zu führen, wie das Dokument wächst und sich verändert.

Wenn man einmal die Formatvorlagen aktiviert hat, ist das Erstellen eines Inhaltsverzeichnis ganz einfach. Man geht dafür am besten an den Anfang des Dokuments. Bevor ich das Inhaltsverzeichnis einfüge, mache ich am liebsten erst einmal einen Seitenumbruch, damit ich eine ganz leere Seite habe. Den Seitenumbruch fügt man mit “Einfügen” -> “Seitenumbruch” (oder über “Layout” -> “Umbrüche” -> “Seite” oder mit dem Shortcut: “Strg+Return”) ein.

Für das Inhaltsverzeichnis muss man dann im Reiter “Verweise” ganz links auf “Inhaltsverzeichnis” klicken. Der simpelste Weg ist es, eines der vorgefertigten Inhaltsverzeichnisse auszuwählen. Wenn man allerdings mit vielen Überschriftenebenen arbeitet, reichen diese oft nicht aus. Für die Dissertation wählt man daher besser “benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis” aus.

In dem dann erscheinenden Fenster muss man in der Regel nur zwei Einstellungen beachten. Bei den Ebenen sollte man so viele Ebenen eingeben, wie man Überschriftenebenen verwendet (oder einfach so hoch es geht). Und mit einem Klick auf “Ändern” kann man in einem zweiten Fenster kontrollieren (und ggf. so einstellen), dass das Verzeichnis in der richtigen Schriftart erscheint. Hier habe ich zB manuell eingestellt (mit einem Klick auf “Ändern”), dass die Kapitelüberschriften (Vorlage 1) fett erscheinen, um so das Inhaltsverzeichnis in sich noch einmal besser zu gliedern.

Mit einem Klick auf “OK” erscheint nun das Inhaltsverzeichnis mit allen Überschriften, die bereits im Dokument sind. Im Laufe der Arbeit muss man nun noch darauf achten, das Inhaltsverzeichnis regelmäßig zu aktualisieren. Das geht mit einem Rechts-Klick auf das Inhaltsverzeichnis und dann “Felder aktualisieren” oder indem man es markiert und dann “F9” drückt. Anschließend kommt ggf. ein Hinweis-Fenster, indem man “gesamtes Verzeichnis aktualisieren” auswählen sollte, damit nicht nur die Seitenzahlen angepasst, sondern auch neue Überschriften eingefügt oder geänderte Überschriften-Texte angepasst werden.

In vielen Dissertationen gibt es neben dem Inhaltsverzeichnis auch noch eine Inhaltsübersicht. Diese dient dazu, noch schneller die grobe Struktur der Arbeit zu erfassen. Hierzu erstellt man wie oben einfach ein zweites Inhaltsverzeichnis, stellt aber die angezeigte Ebenenanzahl runter (üblich sind zwei Ebenen). Nach dem Bestätigen auf “OK” muss man nur darauf achten, dass man nicht das Inhaltsverzeichnis ersetzt.

Layout

Für das Dissertationsdokument muss außerdem noch das Layout eingestellt werden. Auch hier sollte man einmal die betreuende Person fragen, ob es Wünsche gibt. Üblich ist ein größerer Korrekturrand, wobei die Präferenzen auseinandergehen, ob dieser Links oder Rechts sein soll – ich empfehle rechts, denn links ist im ausgedruckten Dokument im Zweifel die Lochung oder eine Form von Bindung.

Mein Doktorvater wollte eine etwas speziellere Layout-Form, die ich als “Quasi-Druckfahne” bezeichnen würde. In diesem Layout wird der Text nur auf die mittlere Hälfte (oder die mittleren 2/3) des Papiers gedruckt, sodass an allen vier Seiten ein größerer Rand entsteht. Ich habe dieses Format auch beim Überarbeiten als angenehm empfunden, da man so wirklich ausreichend Platz hat, um Korrekturen direkt an die richtige Stelle, links und rechts, zu schreiben und außerdem oben und unten größere Anmerkungen unterbringen kann.

Um einen Korrekturrand oder das “Quasi-Druckfahnenformat” einzustellen, muss man die Seitenränder des Dokuments anpassen. Das geht bei Word über den Reiter “Layout” => “Seitenränder” => “benutzerdefinierte Seitenränder”. Im Beispiel verwende ich für das “Quasi-Druckfahnenformat” oben und unten jeweils 5cm, links und rechts je 4cm.

Außerdem sollte man auch Seitenzahlen einrichten. Das geht am Einfachsten im Reiter “Einfügen” => “Seitenzahl”. Dort kann man auswählen, ob die Seitenzahl am Seitenanfang oder am Seitenende stehen soll. Egal für welche Variante man sich entscheidet, empfehle ich, die Seitenzahl mittig zu platzieren. Andere Seitenzahlen sehen meiner Meinung nach jedenfalls dann komisch aus, wenn man Vorder- und Rückseite bedruckt (es sei denn man stellt ein, dass sie bei gerade und ungeraden Seiten anders erscheinen sollen – aber wozu sich den zusätzlichen Aufwand machen?). Hat man das “Quasi-Druckfahnenformat” gewählt, muss man für die Seitenzahlen außerdem noch einmal zurück zum eben geöffneten Fenster “Seite einrichten” und unter “Layout” einstellen, dass die Seitenzahlen weiter weg sind vom Seitenrand (ich habe 4,5 cm eingestellt).

Damit ist das Layout fertig. Das Dokument sieht bei mir jetzt so aus:

Damit jeder Kapitelbeginn auf einer neuen Seite beginnt, auch wenn ihr später weiteren Text einfügt, solltet ihr unbedingt am Kapitelende einen “Seitenumbruch” (zur Erinnerung: “Einfügen” -> “Seitenumbruch” oder über “Layout” -> “Umbrüche” -> “Seite” oder mit dem Shortcut “Strg+Return”) einfügen. Versucht nicht, den Seitenumbruch mit möglichst vielen Absätzen zu “fingieren” – es ist eine Heidenarbeit, das jedes Mal anzupassen und dagegen so wenig Aufwand, direkt einen Seitenumbruch einzufügen.

Als Vorlage speichern

Wenn ihr euer Dokument zu eurer Zufriedenheit eingestellt habt, könnt ihr es auch als Vorlage speichern. Das hat den Vorteil, dass ihr bei neuen Dokumenten einfach nur die Formatvorlage auswählen müsst, um alle Einstellungen (Formatvorlagen, Layout, Inhaltsverzeichnis etc.) direkt parat zu haben. Falls ihr die Formatierungen in eurem Diss-Dokument vorgenommen habt, speichert es am besten erst einmal sicherheitshalber ab. Geht dann auf “Datei” => “Speichern unter” => “Durchsuchen” und stellt “Word Vorlage” als Dateityp ein. Die Wordvorlage wird automatisch im passenden Ordner “Templates” abgespeichert. Wenn ihr das Dokument als Vorlage gespeichert habt, solltet ihr noch allen Text daraus löschen, damit ihr später wirklich mit einem neuen Dokument anfangen könnt.

Um ein neues Dokument mit der Vorlage zu erstellen, geht ihr bei Word auf “Datei” => “Neu” und wählt dann “Persönlich” aus. Hier sollte nun eure erstellte Vorlage auftauchen. Ihr müsst sie nur noch auswählen und könnt loslegen.

Wenn ihr künftig Änderungen an den Formatvorlagen vornehmt, achtet darauf, dabei “Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente” zu aktivieren, wenn ihr die Änderung auch in der Vorlage vornehmen möchtet.

Herzlichen Glückwunsch, damit ist das Word-Dokument fertig! Im nächsten Beitrag zeige ich euch ein paar kleine Tipps und Tricks, die das (über-)arbeiten mit Word leichter machen.